第一章 总 则
第一条 为了加强我院的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为我院各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、中组部《干部档案工作条例》等法律、法规和规章，结合我院实际情况，制订本办法。
第二条 学院在党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、外事、出版物、财会等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料及按干部管理权限管理的在校教职工个人经历和德才表现的文件材料均属我院档案。
第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一，也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，要加强对档案工作的领导和管理，把档案工作纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 档案管理体制
第四条 学院成立综合档案室，集中统一管理全院档案。由分管行政工作副院长分管学院档案工作。各部门一名负责人分管本部门的档案工作，并设兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。
第五条 综合档案室的基本任务
一、贯彻执行国家和上级机关关于档案工作的方针、政策、法令和规定，规划全院档案工作。
二、制定本院关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
三、负责接收（征集） 、整理、分类、鉴定、统计、保管以及提供利用各种档案资料。
四、参加基建工程竣工、科研成果评审鉴定和仪器设备开箱的文件材料验收工作。
五、编制检索工具和编辑档案参考资料，积极开发各种档案信息资源。
六、负责全院档案工作人员的业务培训。
七、开展档案宣传工作和利用者教育活动，提高全院教职工的档案意识。
八、开展档案学术研究和交流活动。
九、参加档案信息工作的整体化建设，开展协作，进行档案信息交流。
第三章 档案工作人员
第六条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，必须经过档案专业课程培训，具备档案管理专业知识和现代科学技术。
第七条 档案工作人员调动时，必须办完档案移交手续后方可离岗。
第四章 经费、库房和设备
第八条 学院档案工作所需经费，应单独立项，列入学院预算，统筹解决。
第九条 根据学院的发展规模，馆藏档案的增加数量及档案现代化管理的需要，合理安排符合国家规范的档案库房建设和设备设施。
第五章 文件材料的归档、移交、和接收工作
第十条 我院各部门教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，必须按照规定向学院综合档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，院综合档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向综合档案室捐赠档案的，学院予以奖励。
第十一条 我院综合档案和声像档案实行部门立卷制度，即由各部门兼职档案员根据综合档案室制定的文件材料的归档范围收集齐全，并按本部门文件材料的自然形成规律系统整理组卷，编排页号和卷号，填写好卷内目录及备考表交部门领导审查后，向院综合档案室移交。移交时要办好移交手续。院综合档案室工作人员应积极指导立卷工作。人事档案的工作人员应积极主动地与形成人事档案材料的院内各有关单位取得联系，使其在形成正式材料后及时收集应归档的材料。
第十二条 学院对科研成果、基建工程、仪器设备开箱等鉴定或验收时，必须通知档案工作人员（专、兼职档案员均可）参加，有关业务主管部门应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予报销购置经费。
第十三条 文件材料的归档范围详见《漓江学院各类档案归档范围及其保管期限表》。
第十四条 归档要求：
一、归档材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档，并做好鉴别真伪档案的工作，对伪造涂改档案内容的，一经发现予以清除，并对当事人严肃查处。
二、归档材料应做到纸质优良、书写清楚、声像清晰、签署完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。声像档案应用文字标出摄像及录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
三、干部任免、教职工工作变动后应及时将其变动后的职务及工资情况入档。
四、归档份数：
1．学院印发的正式文件一式二份，并附上底稿
2．其他各类档案原件一式一份，重要的一式二份。
第十五条 归档时间：
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各类档案
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归档时间
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学籍档案
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当年暑假前
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科研项目档案
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项目评审鉴定验收后二个月内
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基建工程档案
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工程竣工验收后六个月内
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设备档案
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设备仪器开箱验收投入使用后二个月内
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会计档案
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形成档案第二年5月30日前（即本部门保管一年）
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人事档案、新生录检表
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形成正式材料一个月内
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其他各类档案
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形成档案次年5月30日前
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第十六条 接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
第六章 档案管理
第十七条 学院综合档案室要做好各类档案分类、编号和排列。分类方法见《漓江学院档案实体分类办法》。
第十八条 档案的保管：
一、每年进行一次馆藏档案的清理核对检查工作，做到帐物相符，对破损或变质的档案要及时修复或复制。
二、按《漓江学院档案库房管理规定》及《漓江学院综合档案室安全防火规定》，做好日常档案库房的管理，保证档案的安全、完整。
第十九条 档案鉴定与销毁：
一、根据国家档案部门有关规定，编制档案保管期限，并对保管期满的档案进行鉴定。
二、严格执行档案鉴定销毁制度，详见《漓江学院档案鉴定销毁程序》。
三、严格执行有关保密规定，应由综合档案室和有关部门共同派员监销，监销人应在档案销毁清册上签字。
四、档案工作人员要做好鉴定、销毁的善后处理工作，将销毁的档案从目录中注销，调整排放顺序。
第二十条 人事档案的转递：
一、教职工因工作调动档案转出，档案工作人员在接到调档函后一个星期内将其档案转给新的主管单位，调档函应有人事部门领导及综合档案室负责人签字。
二、人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交教职工本人自带。
三、转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。
四、档案必须按统一规定的《干部档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。
五、到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。
六、转出的档案逾期一个月未收到回执的，应发函或打电话索要，以防丢失。
第二十一条 档案统计：
一、档案统计应做到及时、准确、科学。
二、每年进行一次档案基本构成情况统计（包括档案种类、数量的统计），在次年元月内完成。统计内容：
1．档案利用情况，包括档案利用人次、利用数量、利用效果、查全率、查准率。
2．档案库房建设及档案设备情况。
3．档案工作人员（含兼职档案员）情况。
三、按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第七章 档案的利用与开放
第二十二条 档案的利用与开放，应严格执行《漓江学院档案借阅暂行规定》和《漓江学院档案保密规定》，设立专门的阅档室，做好档案的利用与开放工作。
第二十三条 综合档案室应编制多种切实可行的检索工具，开展档案的编研工作，为学院的各项工作服务。
第二十四条 综合档案室应采取多种形式，举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第八章 附 则
第二十五条 本办法自二〇〇八年一月五日起执行。本办法由学院综合档案室负责解释。
